Bài tập Những cấp phó có sứ mệnh giúp các cấp trưởng | Quản trị nhân sự

 Đề:  Bố trí nhân sự vị trí quan trọng

Có nhận định cho rằng:

“Những cấp phó có sứ mệnh giúp các cấp trưởng. Chỉ nên bố trí họ làm phó chỗ này chỗ kia. Không bố trí họ từ phó lên trưởng. Khi bố trí trưởng thì lấy trưởng chỗ này làm trưởng chỗ kia. Chứ không đem phó lên làm trưởng được.”

Chia sẻ tầm nhìn của em về cách thấy trên trong bố trí nhân sự cấp cao.

CÔ SỬA

Nếu ở tổ chức lớn, cách bố trí nhân sự này chưa hẳn là không phù hợp. Xét đến phẩm chất của người vị trí cấp cao, cần tính làm chủ, tính trách nhiệm, tính chinh phục, khả năng chịu đựng áp lực, nhìn và dùng người hiệu quả....hơn là năng lực chuyên môn, chuyên môn thì cấp dưới có thể hỗ trợ. 

1. Khái niệm bố trí nhân sự và vai trò của bố trí nhân sự 

Bố trí nhân sự là quá trình sắp đặt nhân sự vào các vị trí công việc của tổ chức nhằm khai thác và phát huy năng lực làm việc của nhân sự một cách tối đa, đạt hiệu quả cao trong công việc.

Vai trò

• Vai trò chung: Tạo lập sức mạnh thống nhất cho tổ chức và các nhóm làm việc, phát huy được sở trường của mỗi người, từ đó thúc đẩy nâng cao hiệu suất làm việc và qua đó hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.

• Vai trò cụ thể:

• Đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân lực, đáp ứng yêu cầu của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

• Đảm bảo đúng người và đúng việc: đảm bảo sử dụng nhân lực đúng với năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân nhằm gia tăng năng suất lao động và động lực của nhân viên.

• Đảm bảo đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt trong sử dụng lao động: tránh những đột biến về nhân lực, đa dạng hóa loại hình hợp đồng.

Một số mô hình quản trị nhân sự

• Mô hình quản trị nhân sự theo cấp bậc (chiều dọc)

Nhân sự được bố trí từ cấp quản lý cao nhất đến thấp nhất. Ví dụ từ giám đốc, đến trưởng phòng, trưởng nhóm, chuyên viên, nhân viên. Mỗi cấp bậc có những quyền hạn khác nhau. Mức độ quyết định cũng theo trình tự từ thấp đến cao, dựa trên những quyền hạn và trách nhiệm giao cho từng nhân sự.

• Mô hình bố trí nhân sự theo chức năng (chiều ngang)

Nhiều doanh nghiệp chỉ có giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng chuyên môn, còn lại là những nhân viên ngang hàng, ngang cấp bậc, được quản lý theo phòng ban chức năng. Mỗi phòng ban chỉ có từ 1-3 người, số lượng ít, quản lý nhanh.

Theo chức năng công việc, mọi người đều có quyền quyết định, biểu quyết như nhau. Người lãnh đạo cao nhất sẽ là người ra quyết định cuối cùng. Quy mô nhân sự ít, họp bàn và ra quyết định không mất nhiều thời gian. Trong khi đó, lấy ý kiến của nhiều người làm cùng một chức năng sẽ giúp quyết định có tính thống nhất và giá trị tham mưu cao.

• Mô hình bố trí nhân sự theo ma trận (chiều ngang và chiều dọc)

Mỗi nhân viên trong mô hình này có thể góp mặt trong nhiều đội nhóm. Mỗi đội nhóm quy tụ nhiều nhân sự có những chức năng khác nhau, tham gia triển khai một dự án nào đó. Xong dự án đó, nhân viên lại tham gia đội nhóm khác, có những thành viên đa chức năng khác, đảm nhận dự án khác.

Bố trí nhân sự theo cách này giúp doanh nghiệp linh hoạt nhân sự, khai thác tối đa năng lực từng nhân viên. Về phía nhân viên cũng có cơ hội trải nghiệm nhiều tính chất nhiệm vụ, công việc mới mẻ, tránh sự nhàm chán.

2. Mục tiêu và nguyên tắc bố trí nhân sự cấp cao

1. Mục tiêu của bố trí nhân sự cấp cao

           Bố trí nhân sự trong công tác vận hành doanh nghiệp là việc sắp đặt nhân lực lấp đầy các vị trí công việc trong doanh nghiệp. Mục tiêu của bố trí nhân sự nói chung là nhằm đảm bảo mỗi cá nhân có điều kiện phát huy tối đa năng lực, gắn kết tạo thành một chuỗi các nhiệm vụ hoàn thành ở mức cao nhất, tối ưu lợi ích sản xuất kinh doanh cho từng cá nhân và cả tổ chức.

2. Nguyên tắc bố trí nhân sự cấp cao

• Lên kế hoạch bố trí nhân sự từ trước khi vận hành doanh nghiệp

     Dù là doanh nghiệp mới khởi nghiệp, ban lãnh đạo cũng cần xác định rõ mô hình bố trí nhân sự phù hợp trong tương lai gần. Khi doanh nghiệp vận hành cũng là lúc áp dụng mô hình. Có thể chưa hoàn chỉnh nhưng vẫn hơn là sự lúng túng, chắp vá, làm tới đâu sửa tới đó. Vì như vậy sẽ tác động đến lòng trung thành, sự nhiệt huyết của người lao động. Một khi người lao động không an tâm về sự phát triển của bản thân trong công việc, cũng như về quyền lợi khi họ nỗ lực cống hiến thì quyết định chuyển việc rất có thể được xác thực.

• Đảm bảo sự phát triển của tất cả nhân sự

      Mục tiêu bố trí nhân sự là để tạo nên một guồng máy vận hành hiệu quả, nơi mọi nhân viên đều phát huy được sở trường của mình, tương thích từng nhiệm vụ doanh nghiệp đặt ra. Và người nhân sự cấp cao sẽ đóng vai trò quyết định xem guồng máy đó có hoạt động hiệu quả hay không? Cần chỉnh sửa chỗ nào cho hợp lý? Đừng bố trí nhân sự chỉ tập trung phát triển cho một cá nhân nào. Dù nhân sự đó là ứng viên sáng giá cho vị trí quản lý tương lai thì bạn cũng không nên tập trung tạo điều kiện cho một mình họ. Một con én không làm nên mùa xuân, nếu nhân sự đó không có những đồng đội kề vai sát cánh thì hiệu quả cống hiến mang đến cho tổ chức liệu có thể như bạn kỳ vọng?

• Lắng nghe ý kiến phản hồi

         Chính các nhân viên là người cảm nhận rõ nhất việc bố trí nhân sự nói chung và nhân sự cấp cao nói riêng đang áp dụng liệu có hiệu quả hay không, đang xuất hiện những bất cập nào, gợi mở những hướng khắc phục hiệu quả… Không có mô hình nào là hoàn hảo 100% để áp dụng mãi mãi cho một doanh nghiệp cả, chỉ có mô hình phù hợp nhất theo từng điều kiện thực tế mà thôi. Vì vậy, lắng nghe nhân viên, ghi nhận, đánh giá, lựa chọn và điều chỉnh mô hình bố trí nhân sự phù hợp trong từng giai đoạn chính là sự thức thời, nhạy bén cần có trong quản trị nhân lực.

         Bên cạnh đó, còn phải biết lắng nghe ý kiến từ cấp trên trực tiếp hoặc các phòng ban đồng cấp. Bởi lẽ, có những vấn đề mà chính nội bộ sẽ không thể nhận thấy được mà cần phải có cái nhìn khách quan và đánh giá trực tiếp. Mà ở đây, cấp trên hay các phòng ban đồng cấp là những người trực tiếp làm việc, trao đổi, từ đó sẽ dễ dàng nhận thấy điểm bất ổn trong việc bố trí nhân sự cấp cao. 

3. Quan điểm của nhóm

Bố trí nhân sự có tầm quan trọng rất lớn không chỉ đối với cá nhân đó mà còn là với tập thể công ty, đặc biệt là bố trí nhân sự cấp cao. Bố trí đúng thì mới có thể phát huy tối đa tiềm năng của cá nhân. Ngược lại nếu doanh nghiệp tìm được đội ngũ nhân viên có tiềm năng mà không biết cách sử dụng họ hiệu quả thì tổng thể chung cũng không đạt được những điều doanh nghiệp kỳ vọng. Bố trí nhân sự ảnh hưởng đến vấn đề quản trị nhân sự rất nhiều. Ngoài ra còn ảnh hưởng đến các vấn đề như sau: 

• Tác động đến năng suất lao động trong toàn bộ doanh nghiệp: một cá nhân có thể hoạt động đúng, hoạt động đủ và hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều đến năng suất của tập thể.  

• Tác động trực tiếp đến chất lượng và giá thành sản phẩm, từ đó ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp: Nguồn nhân lực là tài nguyên của công ty. Nếu quản trị nhân lực không hiệu quả thì khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường rất thấp.

• Tác động đến khả năng thực hiện kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp và có ảnh hưởng đến các mối quan hệ trong doanh nghiệp: Mỗi một quy trình của công ty đều có sự can thiệp của con người. Do vậy, khi một cá nhân hoạt động không đạt hiệu quả sẽ gây ra nhiều tác động tiêu cực đến bộ máy vận hành của doanh nghiệp.

Do đó, nhóm cho rằng quan điểm bố trí nhân sự trên là chưa phù hợp. 

Thứ nhất, mỗi người lao động muốn gắn bó lâu dài với công ty thì cần cho họ cơ hội phát triển sự nghiệp. Việc luân chuyển cấp phó này đến nơi của cấp phó khác không phù hợp, hạn chế khả năng phát triển của người lao động đó.

Thứ hai, hoạt động bố trí nhân sự phải phù hợp với chiến lược phát triển của tổ chức. Không thể vì quan điểm “không bổ nhiệm cấp phó lên làm cấp trưởng” mà điều chuyển cấp phó có năng lực làm việc tốt đến nơi khác. Việc này tốn thời gian thích nghi phong cách làm việc cho các bên.

Thứ ba, quyền lực để điều phối nhân viên. Cấp phó, cấp trưởng sau thời gian làm việc có thể có được sự tín nhiệm của nhân viên cấp dưới. Cấp phó, cấp trưởng từ nơi khác đến có thể do không có được sự tín nhiệm của nhân viên mà không thể điều phối nhân viên một cách tốt nhất.

Thứ tư, việc điều cấp trưởng này sang cấp trưởng khác mất thời gian để cấp trưởng mới làm quen với công việc mới, vị trí mới cũng như các cấp dưới. Trong quá trình làm việc ở vị trí cũ, cấp trưởng đã quen với công tác của mình và có nhiều kinh nghiệm làm việc cũng như làm quen và nắm rõ điểm mạnh điểm yếu của từng cấp dưới.

Thứ năm, việc luân chuyển các cấp trưởng vừa lãng phí nhân lực vừa không tạo cơ hội cho nhân viên thăng chức. Cấp phó, cấp trưởng chỉ là tên của chức vụ, không phải là định nghĩa năng lực của người nhân viên đó. Vì thế, chỉ cần nhân viên đủ năng lực, kinh nghiệm là có thể bố trí họ vào vị trí cấp phó, cấp trưởng.

Thứ sáu, khi luân chuyển các cấp trưởng, chỉ cần một cấp trưởng từ chức sẽ tạo ra sự đứt đoạn trong luân chuyển. Nếu tuyển thêm cấp trưởng từ bên ngoài thì sẽ lãng phí ngân sách, thời gian để người mới quen với văn hóa và công việc của công ty. Việc bổ nhiệm một cấp phó đã có đủ năng lực và kinh nghiệm lên vị trí cấp trưởng trong nội bộ sẽ tiết kiệm hơn.